一個“民主投票”的ERP項目夭折

　　大概是2006年的時候，中央的一位智囊人士在對香港媒體說了一句話，使的國內(nèi)外議論紛紛，這句話就是—“民主是個好東西”。今天我要說的也是關(guān)于民主的這個話題，當然我只是一介小民，再加上政治領(lǐng)域也不是我所感興趣和專長的，因此，我今天在這里要說的是在ERP選型，或者是信息化項目選型時的“民主”話題。

　　既然說到“民主”的這個話題，它總是有一個起因的。這也是從華南某家服裝品牌企業(yè)的ERP項目選型說起的(由于涉及敏感信息，所有企業(yè)及人名都采用虛化方式處理)，暫且稱這家企業(yè)為Y吧。Y公司在2004年便開始ERP系統(tǒng)的建設(shè)工作，在當時由于Y公司高層對ERP系統(tǒng)的復(fù)雜性認識不足，也沒有當它當成什么重要的事情，也就是一個進銷存，便花了10萬塊左右，由當時的財務(wù)總監(jiān)就買了一個通用型的軟件將就著用了。這一將就就是兩年多。由于服裝行業(yè)的特性，這個通用型軟件在應(yīng)用的時候主要碰上了如下幾個問題：

　　1、 沒有很好地解決服裝行業(yè)的顏色、尺碼問題；

　　2、 沒有解決服裝行業(yè)比較具有特色的訂貨會業(yè)務(wù)，將期貨與現(xiàn)管管理結(jié)合起來；

　　3、 配貨業(yè)務(wù)不能滿足服裝行業(yè)的要求，對于期貨訂單、補貨訂單的管理及跟蹤達不到Y(jié)公司的要求；

　　4、 該軟件起初定位于進銷存軟件，但由于在訂單、配發(fā)、調(diào)貨、退貨等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)沒有處理好，使的倉庫的存貨管理始終不能夠與業(yè)務(wù)部門同步，有時甚至在業(yè)務(wù)量一大的情況下，倉庫的賬目混亂情況時有出現(xiàn)；

　　5、 由于是進銷存系統(tǒng)，所以在涉及到終端門店的POS系統(tǒng)時也就無能為力了，信息化系統(tǒng)的觸角受限，這個系統(tǒng)的價值就大打折扣了。

　　而更讓Y公司老板感到氣憤的是，后來這個財務(wù)總監(jiān)辭職了，才聽說原來他經(jīng)手的這個進銷存軟件，在市場上只要5萬左右就可以買回來了。這不得不讓Y公司老板聯(lián)想到這中間環(huán)節(jié)是否有什么名堂。

　　由于這個進銷存軟件已經(jīng)將就了兩年多了，越來越不能滿足Y公司的業(yè)務(wù)實際需要了，到了再也不能將就的地步。Y公司也決心重新對ERP系統(tǒng)進行選型，而且這次選型也得到了Y公司老板的高度關(guān)注，要求這次的選型一定要在公平、公正、合適的基礎(chǔ)上進行選型。為了響應(yīng)公司老板的要求，負責(zé)這次選型的是剛來公司的 IT主管Z。

　　Z雖然到Y(jié)公司的時間不是太長，但對于原有進銷存軟件的使用也是深受其苦，因為業(yè)務(wù)部門所有的意見和問題都反饋到他這里了，他承受了極大的壓力。再加上也風(fēng)聞了原來的項目選型太草率，老板對這個項目的中間環(huán)節(jié)有懷疑。因此，他就想把這一次的選型工作能夠做好，希望能夠做一次在“陽光”下的選型，能夠用民主投票法進行ERP系統(tǒng)的選型。

　　Z先是初步接觸了大概有8家左右的軟件供應(yīng)商，自己對這8家軟件供應(yīng)商有了一個大概的了解。然后就安排這8家軟件供應(yīng)商做演示，本來是想每天安排2家，連續(xù)4天的時間進行演示與評估的。但由于業(yè)務(wù)部門的時間上比較緊張，因此決定這8家軟件供應(yīng)商在同一天演示，時間從早上8：00排到了晚上9：00，每家軟件公司只有1個半小時左右去演示，而演示結(jié)束之后現(xiàn)場評分，將評分結(jié)果的前三名入圍進行商務(wù)談判。

　　最終，Y公司經(jīng)過現(xiàn)場評分，對入圍的三家公司進行商務(wù)談判；整個的商務(wù)談判中又以價格最低的一家公司L勝出。然而，L公司在Y公司的項目實施的并不如意，原來看似民主的投票方式并沒有為選擇一個理想的ERP系統(tǒng)而提供保障。Y公司對L公司的產(chǎn)品在實施后進行了如下的總結(jié)與評價：

　　1、 L公司在8家軟件供應(yīng)商的演示中，是第三家做演示的。而在入圍的軟件公司當中，是第二家、第三家、第五家軟件公司入圍了。究其原因，由于在同一天之內(nèi)看8 家軟件公司，大家產(chǎn)生了審美疲勞，以至于以后的軟件供應(yīng)商都講了些什么，他們已經(jīng)不是特別關(guān)注的了。而第一家軟件供應(yīng)商由于講的內(nèi)容更算是給評選人員做 “培訓(xùn)班”進行理論知識的“預(yù)熱”了，等到對ERP系統(tǒng)及概念有些了解了，已經(jīng)是輪到下一家公司了。

　　2、 而在系統(tǒng)演示時， L公司的演示策略無疑是非常聰明的，他們看到了由于時間較短，不能將主要的時間放在業(yè)務(wù)流程的演示上，而將主要演示的內(nèi)容放在了報表的結(jié)果呈現(xiàn)上，而L公司的演示人員對服裝行業(yè)的業(yè)務(wù)分析比較了解，因此在報表與業(yè)務(wù)分析上產(chǎn)生了共鳴，因而贏得了現(xiàn)場評選人員的好評。

　　3、 還有L公司能夠入圍的原因是：L公司的產(chǎn)品界面做的比較美觀，由于現(xiàn)場的人員對于軟件系統(tǒng)的第一印象非常重要，因此看到了一個較為美觀的軟件界面，無疑這也是一個重要的加分因素。

　　4、但在匆匆的一個多小時里，L公司的一些重要問題也就因為時間太短沒有深究而導(dǎo)致了整個項目在后期碰到了過不去的檻。其中一個重要的問題就是在于：L公司的軟件系統(tǒng)功能較為簡單，不能適應(yīng)Y公司的復(fù)雜多變業(yè)務(wù)。從另一個角度上來說，也正是因為L公司的軟件產(chǎn)品比較簡單，因此才可以將軟件的使用界面做的簡單，從而贏得了印象分。而參與此次評選的主要是業(yè)務(wù)部門人員，而其中大多數(shù)人對于ERP系統(tǒng)如何進行評估并無完整的概念，以第一印象取舍，也就在所難免了。

　　5、 關(guān)于最終選擇L公司的理由，由于L公司的產(chǎn)品較為簡單，因此產(chǎn)品的價格較低這也就是順理成章的事情了。所以，Y公司過于關(guān)注價格本身，而不是關(guān)注總體擁有成本與性價比，終于在項目實施后發(fā)現(xiàn)了問題所在。

　　6、 最后一個問題是，ERP系統(tǒng)始終是一個技術(shù)性產(chǎn)品，而L公司的產(chǎn)品由于整體上的架構(gòu)問題，在Y公司部署并應(yīng)用并發(fā)數(shù)超過100個之后，系統(tǒng)架構(gòu)的問題也就顯現(xiàn)出來了，這個時候Y公司才開始反思，當初在做選型的時候，是否應(yīng)該把產(chǎn)品技術(shù)作為重要的一環(huán)考慮進來呢？

　　Y公司在這個系統(tǒng)勉強上線運行了半年之后，與原先計劃的，在半年之內(nèi)完成全國渠道與分公司ERP系統(tǒng)部署的目標還有很大的距離，而在目前的系統(tǒng)應(yīng)用情況之下，系統(tǒng)繼續(xù)向前推的話，由于軟件系統(tǒng)本身的局限性，已經(jīng)不太現(xiàn)實。但如果這個時候停止系統(tǒng)的推廣，公司高層的管理目標又難以實現(xiàn)。Y公司又重新陷入了 ERP系統(tǒng)是換還是不換的左右為難之中。

　　ERP系統(tǒng)選型的“三大注意、八項紀律”

　　從Y公司這次的ERP系統(tǒng)選型上可以看到，Y公司的出發(fā)點是非常好的，也是可以理解的，采用民主化 
　　的ERP系統(tǒng)選型方式，從而杜絕徇私舞弊的事情發(fā)生，最大化地公平公正地完成適合公司系統(tǒng)應(yīng)用的ERP系統(tǒng)選型。

　　但Y公司在考慮“民主”的方式時，沒有采取“科學(xué)”的ERP系統(tǒng)選型策略。也就是說，出發(fā)點是好的，但在執(zhí)行過程中的策略不夠“科學(xué)”，導(dǎo)致最終的結(jié)果與目標有偏差。在這里，我下了一個定義：要做好ERP系統(tǒng)的選型，必須進行“科學(xué)并民主”地進行。

　　那么，我們來看一下，ERP系統(tǒng)的選型需要講究哪些科學(xué)呢？

　　1、選型團隊的建設(shè)。任何民主都是需要由人來執(zhí)行的，因此，首要的是成立相應(yīng)的選型團隊，而選型團隊的人員構(gòu)成，對后續(xù)的軟件評選有著很大的作用。從戰(zhàn)略層、管理層、執(zhí)行層都需要有相應(yīng)的代表參加選型團隊。而且選型團隊的人員要覆蓋到各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以保障不會出現(xiàn)業(yè)務(wù)真空。同時，由于終端操作人員屬于數(shù)據(jù)生產(chǎn)者一類的人員，他們對于系統(tǒng)的關(guān)注可能是這個系統(tǒng)實施了之后，是否會加大他們的工作量，這類人員可以放在選型團隊中，但一定只是少數(shù)。要知道，ERP系統(tǒng)的作用如流程監(jiān)控、業(yè)務(wù)分析是為企業(yè)中高層人員服務(wù)的，他們才是ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的消費者。這個時候更應(yīng)該聽到的是他們的意見。

　　2、 同時，選型團隊是需要經(jīng)過一些理念培訓(xùn)的。要讓他們知道ERP的一些理論知識，以便每個人能夠從自己工作的角度來理念ERP系統(tǒng)。不然的話，對ERP系統(tǒng)沒有一個清晰的定位與理解，要想選好ERP系統(tǒng)，肯定是不現(xiàn)實的。

　　3、選型團隊的監(jiān)督。選型團隊既使是成立了，為了保障選型團隊是受到監(jiān)督的，這個時候應(yīng)該有審計或者是財務(wù)部門參與選型團隊，保證選型不是受IT或某個部門的誤導(dǎo)，從而集體出現(xiàn)偏離的現(xiàn)象。而更有的企業(yè)，這個選型團隊是由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)直接監(jiān)督的，這也從另一個側(cè)重反應(yīng)了ERP系統(tǒng)選型的重要性與復(fù)雜性。

　　4、業(yè)務(wù)流程的梳理。要選型首先要對自己的業(yè)務(wù)有一個了解，這個時候，企業(yè)要能夠?qū)ψ约旱臉I(yè)務(wù)流程進行梳理，得到自己企業(yè)的大概業(yè)務(wù)藍圖，再與軟件供應(yīng)商不斷溝通的過程不斷清晰這個藍圖，這樣的話，每位選型團隊的成員也就對業(yè)務(wù)的理解越來越清晰，從而更明確地知道自己需要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)該是怎么樣的，滿足哪些業(yè)務(wù)關(guān)鍵點要求的。

　　5、對軟件供應(yīng)商的評審，大概可以分為初選，初步調(diào)研、解決方案、技術(shù)溝通、系統(tǒng)演示、公司及客戶考察、商務(wù)談判等各個大的環(huán)節(jié)。由于ERP系統(tǒng)是一個復(fù)雜業(yè)務(wù)系統(tǒng)，因此將軟件評審的流程確定下來，也是保證ERP系統(tǒng)選型民主化的舉措。當然，從上述的幾個環(huán)節(jié)上來說，初選基本上是由IT部對國內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)的 ERP系統(tǒng)進行了解、接觸，然后確定5—8家參加初次的軟件系統(tǒng)評審。初步調(diào)研階段，則由各家軟件公司對公司的業(yè)務(wù)進行調(diào)研，或者是公司選型小組出具的，統(tǒng)一的《軟件系統(tǒng)需求說明書》進行軟件解決方案、技術(shù)溝通、系統(tǒng)演示的準備。在這個階段也是選型的最重要階段，在這個階段如果有必要的話，可以采用招標的方式進行ERP系統(tǒng)的評選。在這個階段進行了之后，可以對意向的軟件廠商進行公司或客戶考察，驗證之前得到的一些軟件供應(yīng)商信息，也可以通過自己的人脈關(guān)系向同行業(yè)了解該軟件供應(yīng)商的相關(guān)信息進行驗證。如果這個過程沒有問題的話，就可以進行最后的商務(wù)談判階段了，而到這個階段結(jié)束后也就算是進入實施階段了，而這時，選型小組就可以就地轉(zhuǎn)為實施時甲方項目小組了。

　　6、 對于每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求，需要有明確的業(yè)務(wù)需求說明，這也使的軟件評審有據(jù)可依，有本可照，而在軟件演示的現(xiàn)場，可以依照著某些關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進行演示或提問。

　　7、 對于每家軟件供應(yīng)商的系統(tǒng)演示，需要留有足夠的演示時間，一般來說，每家軟件供應(yīng)商最少要有四個小時，才能把完整的流程演示完。不然的話，走馬觀花地看會讓你后悔莫及的。畢竟，說的好不如用的好，好看不一定好用。

　　8、對于軟件系統(tǒng)的技術(shù)指標設(shè)定，由于ERP軟件系統(tǒng)是有自己的技術(shù)要求的，因此可以設(shè)定一個最低的技術(shù)指標，只有軟件供應(yīng)商達到了這個最低技術(shù)要求才準許參與后續(xù)的調(diào)研與演示流程。如若不然，連最基本的技術(shù)要求都達不到，再讓后續(xù)的業(yè)務(wù)部門進行技術(shù)識別，就會有不少難度�；蛘呤菍τ谛袠I(yè)內(nèi)業(yè)務(wù)流程非常突出的軟件供應(yīng)商，在技術(shù)指標上較弱的，可以向選型小組提出潛在風(fēng)險，供選型小組綜合評估。

　　以上我列了關(guān)于“科學(xué)”進行ERP系統(tǒng)選型的八點，也可以說是ERP系統(tǒng)選型的“八大注意”。如果再加上基于“民主”的選型原則、“科學(xué)”的選型方法，“明確”的選型目標這三點，可以理解為ERP系統(tǒng)選型的“三大紀律、八項注意”了。

　　附----ERP軟件招標項目評標標準

　　一、 評標標準

　　a) 評標人按照下表根據(jù)投標方的招標書及講標情況進行打分，全部項目按5分 
　　計算法

　　i. 5分—優(yōu)秀,4分---良好,3分---中等,2分---及格 ,1分---差

　　b) 按照各項占比進行加權(quán)求和后，按照每位評標人的合計分進行唱標，最后總分最高者中標，總分次高者為備選供應(yīng)商。

　　c) 現(xiàn)場拆標，現(xiàn)場可提供最終價格的機會