作者：董海濤

　　業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，如果輸入系統(tǒng)的是垃圾，輸出的也必然是垃圾。由此可見，數(shù)據(jù)對ERP系統(tǒng)的重要性。數(shù)據(jù)如人體的血液，是系統(tǒng)運行的支撐和前提，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)則是系統(tǒng)信息的根源，由此才能構(gòu)筑統(tǒng)一的信息共享平臺�？梢哉f，造成項目延期，系統(tǒng)不能順利切換，或系統(tǒng)用不起來，八成是因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

　　什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

　　ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)、顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是不隨時間或其他數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù)，是企業(yè)公用的數(shù)據(jù)，同時又是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)設(shè)置所用到的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運行實際業(yè)務(wù)所用到的數(shù)據(jù)，具體有會計科目、各種比率參數(shù)、庫位和物料主文件、BOM表、供應(yīng)商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它隨時間點不同而變動。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時間點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結(jié)三大訂單（CO、PO、MO）。

　　ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運算形成各種報告報表，供管理者掌握生產(chǎn)經(jīng)營狀況，從而進(jìn)行分析和決策的。

　　如何整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

　　基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細(xì)致的工作。

　　1. 成立數(shù)據(jù)小組，確定工作進(jìn)度。

　　艱苦細(xì)致的工作要由踏實能干的團(tuán)隊擔(dān)當(dāng)，嚴(yán)密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作的保證。數(shù)據(jù)小組成員一般從各個部門的業(yè)務(wù)人員中抽調(diào)，由項目經(jīng)理或指定的專人負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)數(shù)據(jù)小組的工作。數(shù)據(jù)小組的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立ERP編碼體系，組織必要的培訓(xùn)，制作數(shù)據(jù)搜集表格模板，監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上，數(shù)據(jù)小組要根據(jù)ERP項目的實施進(jìn)度，制定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進(jìn)工作。

　　2. 數(shù)據(jù)整理自下而上、先易后難。

　　任何工作都需要講究方式、方法，數(shù)據(jù)整理概莫能外。ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理一般應(yīng)遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數(shù)據(jù)先行整理，需要多次求精的局部數(shù)據(jù)后行整理。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對固定，且花費時間長，可以先開始整理，動態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。

　　第一手資料和數(shù)據(jù)保存在生產(chǎn)第一線，要將這些散亂的數(shù)據(jù)加以收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，編碼小組應(yīng)該在與一線人員充分溝通交流的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操作的數(shù)據(jù)收集表格，系統(tǒng)所需的字段信息應(yīng)囊括在表格中，然后下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據(jù)之用。

　　其實在沒上系統(tǒng)前，很多數(shù)據(jù)雖然存在，但沒有量化，收集的過程通常要根據(jù)數(shù)據(jù)的歷史經(jīng)驗值統(tǒng)計得出。數(shù)據(jù)也不會一次就能準(zhǔn)確，所以要做好每次版本的更新和管理，數(shù)據(jù)不能亂而且要越來越精確�；鶎訉�數(shù)據(jù)上報數(shù)據(jù)小組之前，部門應(yīng)召集業(yè)務(wù)骨干和有經(jīng)驗的師傅對表格數(shù)據(jù)逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重復(fù)，也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。

　　3. 把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。

　　各部門報來的數(shù)據(jù)不是孤立無關(guān)的，數(shù)據(jù)小組在拿到基層報來的數(shù)據(jù)后，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，綜合平衡后再進(jìn)行統(tǒng)計匯總。然后，備份電子文檔和紙制文檔，并注明整理人員、完成時間和最后版本，再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復(fù)工作，時間長了容易出錯，可以配合Excel表批量導(dǎo)入，有條件的也可以編寫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序?qū)崿F(xiàn)更快速、更完美的錄入。為保障數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量，可以建立相應(yīng)獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性，同時也督促其在錄入的同時進(jìn)行認(rèn)真的檢查。

　　基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作重點

　　基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對于新上ERP的企業(yè)，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好物料主文件、物料清單（BOM）和庫存數(shù)據(jù)三個重點，就可以提綱挈領(lǐng)、一以貫之。

　　編碼  編碼是為了進(jìn)行系統(tǒng)識別和檢索而對數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識。凡是納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對其進(jìn)行編碼，包括物料編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。首先確立統(tǒng)一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)特點,并且跨部門反復(fù)討論，尤其多聽取基層和系統(tǒng)使用者的意見，確定最終方案。

　　編碼工作中最重要的是物料編碼。而規(guī)范化是準(zhǔn)確性的前提，同一物料叫法不同的現(xiàn)象在企業(yè)中比較常見，所以在編碼前要先規(guī)范物料名稱及描述。物料描述應(yīng)先描述物料主要屬性，后描述物料次要屬性，基本順序是名稱/型號或規(guī)格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求。

　　先規(guī)范化之后再進(jìn)行物料編碼，其中惟一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號碼，是一一對應(yīng)的，一物多碼或多物一碼都會造成信息混亂和失真，后期返工修改的工作量巨大。要明確，不同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不能用同一個編碼。一般來說，只要物料的物理狀態(tài)或化學(xué)性質(zhì)有變化，在制品在加工過程中需要入倉，半成品作為配件對外銷售或用于售后服務(wù)，就必須為其指定一個編碼。

　　在手工環(huán)境下，為了便于記憶和識別，人們喜歡有含義的編碼。在如今計算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境下，提倡編碼簡單化，盡可能使用無含義的編碼體系，不要將圖號反應(yīng)在編碼中。不同的ERP系統(tǒng)，會有不同的編碼要求�？傮w來說，建議物料編碼采用全數(shù)字編碼，如大類+分類+流水號，也可以采用數(shù)字和英文字母的組合，但不要使用特殊字符，避免使用易與數(shù)字混淆的字母。編碼要考慮可擴(kuò)展性，隨著企業(yè)的發(fā)展，要為日后新增物料繼續(xù)按照原有的編碼規(guī)則進(jìn)行編碼留足空間，但另一方面編碼位數(shù)太長則錄入時易錯，增加工作量。編碼導(dǎo)入系統(tǒng)后不要隨便修改，由于相互關(guān)聯(lián)性，一處編碼的修改可能會導(dǎo)致相關(guān)聯(lián)的信息的紊亂。還要注意，即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用。

　　物料主文件  物料主文件就是物料的檔案，記錄著該物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息，如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型（原材料、半成品、成品）、來源類型（自制件/采購件）、損耗率/產(chǎn)出率、各種提前期(運行、準(zhǔn)備、檢驗等)、財務(wù)成本信息等等。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，有了物料主文件才能據(jù)此建立其他相關(guān)的數(shù)據(jù)文件，所以設(shè)置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎(chǔ)性工作。

　　ERP系統(tǒng)里提供了許多物料的描述參數(shù)，在實際應(yīng)用中不一定對每個參數(shù)都要設(shè)置，只需設(shè)置那些系統(tǒng)運行時必需的以及企業(yè)對物料管理時用到的參數(shù)。進(jìn)行物料參數(shù)設(shè)置時，有些字段的內(nèi)容可以從系統(tǒng)提供的選擇項中選擇，有些必須自己先定義才能選擇使用。

　　物料清單（BOM） BOM表明一個產(chǎn)品由哪些原材料及零件構(gòu)成，以及他們之間的層次隸屬關(guān)系。BOM表的結(jié)構(gòu)層次一定要清楚明了。一般來說，BOM包括父項物料代碼、名稱，子項物料代碼、名稱、類型、數(shù)量、批號、提前期偏置、損耗率、工作中心和工序號等字段。子項類型表明子項是作為普通物料消耗在父項的制造過程中，還是作為工具、圖紙、副產(chǎn)品、關(guān)聯(lián)產(chǎn)品等存在。數(shù)量類型用來說明所給出的數(shù)量是用于一個單位的父項還是一份訂單。多數(shù)情況下，子項數(shù)量類型是用于一個單位父項的，但對于工具、圖紙以及生產(chǎn)過程的消耗品，其數(shù)量則應(yīng)是用于一份訂單的。子項提前期偏置指出子項物料需求日可以遲于父項物料開工的天數(shù)。損耗率也稱為殘料率，指明生產(chǎn)過程中其損耗的程度。

　　BOM是制造型企業(yè)的核心文件，也是源頭文件，與每個部門都有關(guān)系。圖號亂、圖紙錯、工程變更、圖紙修改、審批、發(fā)放的隨意性在很多企業(yè)司空見慣。所以，管好研發(fā)源頭，整理BOM以達(dá)到更高的準(zhǔn)確率，是避免一物多碼、避免日后影響生產(chǎn)交貨等一系列問題的關(guān)鍵。BOM來自生產(chǎn)又指導(dǎo)生產(chǎn)，所以整理BOM不能過分依賴工程技術(shù)部門，而必須由工程技術(shù)部門和生產(chǎn)制造部門密切配合，通過建立交叉會審和訂單評審機(jī)制，確定準(zhǔn)確的BOM。BOM建立后，應(yīng)及時進(jìn)行備份，同時利用BOM導(dǎo)入模板批量導(dǎo)入系統(tǒng)。

　　值得一提的是，根據(jù)不同的用途，BOM有許多種類，最常見的是工程BOM和生產(chǎn)BOM，它們是不同的。工程BOM是供設(shè)計開發(fā)用的，生產(chǎn)BOM是供批量生產(chǎn)用的，它是在工程BOM的基礎(chǔ)上根據(jù)工藝裝配要求完善的。通常，工程BOM在確認(rèn)完成后可以直接晉級為生產(chǎn)BOM，生產(chǎn)BOM也可以直接手工輸入。提高BOM的準(zhǔn)確性同樣是一個持續(xù)漸進(jìn)的過程，需要在實際的生產(chǎn)中驗證，并根據(jù)生產(chǎn)工藝和工程變更不斷維護(hù)，持之以恒才能達(dá)到比較理想的水平。

　　庫存數(shù)據(jù)  庫存數(shù)據(jù)是動態(tài)數(shù)據(jù)，是ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源之一。系統(tǒng)的有效運行離不開準(zhǔn)確的庫存數(shù)據(jù)支撐，整理庫存數(shù)據(jù)可以從以下幾方面著手: 一是建立健全倉庫管理制度，加強(qiáng)對倉管員的培訓(xùn)、考核和激勵; 二是規(guī)范各項制度的執(zhí)行，物料收發(fā)、借退補(bǔ)換都要按流程操作; 三是下大力氣盤點庫存，對重點物料、薄弱環(huán)節(jié)重點檢查，分析差異原因，提高賬物相符率。這些是基礎(chǔ)性工作，也是日常性工作。

　　在ERP系統(tǒng)中要設(shè)置倉庫類型和庫區(qū)庫位。制造型企業(yè)倉庫類型有: 原材料庫、半成品庫、成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。庫區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進(jìn)行，或者根據(jù)實地的劃分，按序號來分區(qū)。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，庫位的設(shè)置要與實際情況對應(yīng)和一致，便于對建庫、移庫和出入庫等常用操作實時反映。

　　基礎(chǔ)資料的維護(hù)

　　數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，錯誤的數(shù)據(jù)不但沒有任何意義，而且干擾生產(chǎn)。外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度是個相對的概念，目前數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并不代表一直都準(zhǔn)確。所以對于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)都要不斷調(diào)整和優(yōu)化，這是長期的、無止境的。

　　持續(xù)維護(hù)是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的保證。不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準(zhǔn)確，我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)。所以，重要的是在具體工作中，通過系統(tǒng)運行結(jié)果與實際進(jìn)行校驗，不斷修正數(shù)據(jù)和參數(shù)，使其逐步貼近生產(chǎn)、符合實際。

　　毫無疑問，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個艱苦細(xì)致的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是個漸進(jìn)和求精的過程。實施ERP的企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達(dá)到了及時性、準(zhǔn)確性和完整性的要求，系統(tǒng)切換上線只是水到渠成，ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。