目前，國內(nèi)存在很多專業(yè)的非專業(yè)的ERP實施顧問的同時，也給他們帶來了很大的壓力。國內(nèi)的ERP實施顧問有點全才的意思，即要懂銷售、又要懂生產(chǎn)，還要懂財務(wù)。但是，事實上國內(nèi)大部分的實施顧問很多都不是財務(wù)出身，在財務(wù)方面的管理沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，實施ERP財務(wù)模塊時，總給客戶一種不熟練不專業(yè)的感覺。筆者在這篇文章中將給讀者朋友們梳理一下財務(wù)管理的流程及ERP操作技巧。

　　一、企業(yè)ERP的應(yīng)付帳款管理

　　按照正常的情況，供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)的采購單送貨給企業(yè)，企業(yè)驗收完畢后收下。供應(yīng)商拿到企業(yè)簽收的單據(jù)后，就可以確認應(yīng)付帳款了。但是，在中國很多企業(yè)中，這個流程不一定行的通。為什么呢?因為即使你貨送來了、拿到了企業(yè)的簽收單，企業(yè)仍然不認為這些原材料已經(jīng)是企業(yè)自己的財產(chǎn)了，而是供應(yīng)商暫時寄放在企業(yè)的;只有當企業(yè)開始用這些材料或者材料用完的時候，企業(yè)才會通知供應(yīng)商，說材料用完了，你們可以給我們開發(fā)票了，等待我們付款吧。

　　國內(nèi)的一些ERP軟件，畢竟是土生土長的，熟悉環(huán)境，占有優(yōu)勢。他們在系統(tǒng)設(shè)計的時候，就考慮到了這個雖特殊但是卻常見的流程。如在入庫單上設(shè)置一個開關(guān)，當物料入庫時，開關(guān)是關(guān)著的，也就是說不能根據(jù)這張入庫單生成應(yīng)付帳款;當材料開始用后，即ERP系統(tǒng)中開始領(lǐng)料，根據(jù)先進先出的原則，若開始動用這筆入庫單的材料時，系統(tǒng)會自動把這個入庫單的開關(guān)打開，財務(wù)就可以根據(jù)這張入庫單產(chǎn)生應(yīng)付帳款。這說說簡單，但是后臺的會，要涉及到很多的程序。有些簡單的ERP，只是在入庫單上設(shè)置了一個按鈕，當材料開始用時，有物料管理員手工去更改。這種處理方法欠簡單。因為若一筆原材料有兩張甚至更多的入庫單，則物料管理員還要去判斷，先結(jié)轉(zhuǎn)那一張的入庫單呢。

　　應(yīng)付帳款如此，應(yīng)收帳款也存在這種情況。如貨發(fā)出去了，還不能產(chǎn)生應(yīng)收帳款，要等客戶通知才能收款等等。這個情形同應(yīng)付帳款是類似。應(yīng)付帳款流程與應(yīng)收帳款流程是財務(wù)管理的開端，也是財務(wù)工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統(tǒng)的財務(wù)模塊也就成功了一大半了。我先給大家介紹一下財務(wù)管理的應(yīng)付帳款流程。

　　企業(yè)的應(yīng)付帳款有很多種類，如原材料的應(yīng)付帳款、電力能源的應(yīng)付帳款、房租的應(yīng)付款等待，但是，大頭是原材料的應(yīng)付帳款，我講述的重點也是這個。在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應(yīng)付帳款流程跟一般的財務(wù)管理的應(yīng)付帳款管理系統(tǒng)兩者的區(qū)別，這有利于我們更好的了解ERP系統(tǒng)的財務(wù)管理功能。我們都知道，一般的財務(wù)管理系統(tǒng)，他的起點就是憑證，也就是說，要財務(wù)人員手工的輸入憑證，到企業(yè)的定單比較多，特別是生產(chǎn)企業(yè)原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個非常大的工程。有些制造企業(yè)，財務(wù)部門甚至有一個專門的人員，負責這憑證的輸入工作。但是，ERP系統(tǒng)不一樣。ERP系統(tǒng)的應(yīng)付帳款憑證(指供應(yīng)商的應(yīng)付帳款)一般都可以根據(jù)原材料入庫單直接轉(zhuǎn)換過來，可以節(jié)省財務(wù)部門很多的工作量。接下去，我就列舉應(yīng)付帳款中的兩個經(jīng)典管理流程及操作要點。

　　二、流程中應(yīng)注意的操作技巧

　　第一、采購價格和數(shù)量有錯誤解決辦法。在供應(yīng)商送發(fā)票之前或者入庫單轉(zhuǎn)換成應(yīng)付憑單作業(yè)之前，一般采購都要跟供應(yīng)商進行對帳，看看當月的帳目是否有錯誤。萬一不幸的是，若采購價格有錯誤怎么辦呢?因為采購單已經(jīng)入庫結(jié)案，即使只入了一部分，系統(tǒng)為了數(shù)據(jù)的安全，也不會允許采購員通過采購定單邊變更單更改價格;若采購員把原材料入庫單先撤消審核、再刪除、然后再變更采購單的話，改完后再走一遍入庫流程，明顯是不可能的。那該怎么辦呢?

　　其實，在很多ERP系統(tǒng)在原材料入庫單上有個小功能，通過此功能，可以在采購單已經(jīng)結(jié)案的情況下，修改入庫單價。如原來采購單上的單價為10元，而其實應(yīng)該是15元，通過這個功能，可以把入庫單的材料單價改為15元，計算庫存成本時也是按照這個價格來計算，包括統(tǒng)計生產(chǎn)成本。但是，采購單的價格不會更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時候，就會以正確的價格，即15元的價格。

　　若數(shù)量有問題也可以做類似處理。如供應(yīng)商總共送來5萬套材料，但是，如質(zhì)量或者其他原因，最后計價的數(shù)量只有4.9萬套，此時，就可以在這里直接更改數(shù)量即可。這個工具，極大的方便了日常管理。

　　第二、發(fā)票信息的控制。若想要財務(wù)付款，一般需要四張單據(jù)，分別為采購單、供應(yīng)商送貨單、企業(yè)的入庫單與供應(yīng)商發(fā)票，缺一不可。特別是供應(yīng)商增值稅發(fā)票，以為這發(fā)票對于企業(yè)來說，就是錢。所以，財務(wù)人員也想省事，跟采購或者供應(yīng)商說，你們沒有發(fā)票就不用來向財務(wù)請款了，請了也是白請。也就是說，在轉(zhuǎn)應(yīng)付憑單的時候，就要有一個判斷，看入庫單有沒有發(fā)票，及發(fā)票的金額是否準確等等。

　　在入庫單上還有一個功能，通過這個功能，采購員可以把這張入庫單的發(fā)票信息輸入進去。在轉(zhuǎn)換應(yīng)付憑單的時候，財務(wù)人員可以選擇，是全部轉(zhuǎn)換呢，還是只轉(zhuǎn)換那有有發(fā)票信息的入庫單據(jù)。通過這個控制，那些不及時提供發(fā)票的供應(yīng)商，就不用想急著收到款項。

　　但是，在實際作業(yè)中，有這種情況存在。如供應(yīng)商不按照當月的貨款來開發(fā)票，而是每月固定開票。如當月的貨款雖然有550萬，但是，其每月就開500萬發(fā)票。此時，就有個發(fā)票的匹配問題。關(guān)于這個問題的處理情況，我會在應(yīng)付帳款的另外一個流程中，詳細介紹。