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企業(yè)實施ERP項目過程的管理分解研究

瀏覽次數(shù):4386發(fā)布時間:2008-6-1

 

  中國企業(yè)的競爭是全球性的,企業(yè)不但需要引進國外的先進的技術和設備,更要引進先進的企業(yè)管理,ERP是當今世界最先進的管理工具。如何在一個企業(yè)里成功實施ERP項目?這是準備或正在實施ERP項目的企業(yè)關心的話題。在這里,作者根據(jù)自己的實施經(jīng)驗從軟件選型、實施策略、組織機構、人員配置、培訓工作、工作規(guī)程等幾個要素方面做一下總結。

  軟件選型

  對于傳統(tǒng)企業(yè)來說,對IT技術的陌生恐怕是實施ERP比較大的心理障礙,而ERP從選型到實施再到它的售后服務等對于一個ERP項目的成敗起著至關重要的作用。不同的企業(yè)業(yè)務不同,管理水平不一,IT技術掌握程度不等,資金條件各異,所以選擇ERP產品的情況也就不盡相同,有條件的公司最好聘請咨詢公司的專業(yè)人士對項目進行分析。一般說來,國內的ERP產品功能比國外大公司的要差一些,價格從幾萬到幾十萬元不等,只是國外ERP軟件的1/7左右,比較適合國內管理基礎薄弱、資金緊張的中小企業(yè)。國外的ERP軟件發(fā)展得相對比較成熟,但價格昂貴,雖然軟件功能強大,但對于基礎管理薄弱或是企業(yè)本身規(guī)模不夠大的企業(yè)來說,許多功能是閑置的,所以它比較適合大型的、管理水平較高的企業(yè),象一汽大眾、聯(lián)想、海爾、上海通用等大型企業(yè)基本上采用的是國外公司的ERP產品。

  實施策略

  做好項目實施的總體規(guī)劃

  在項目開始實施前,首先要做好項目實施的整體計劃,各分項目的實施都應在整體計劃所劃定的框架內進行,以保證整個項目實施的協(xié)調一致。

  充分利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源

  在保證項目整體先進、合理的前提下,盡量利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源,根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件狀況,提供接口與企業(yè)的ERP系統(tǒng)集成,并且充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù),以避免重復勞動。
  ERP系統(tǒng)采用分步實施的策略

  實施ERP這樣一個大系統(tǒng),涉及到人力、物力的消耗都比較大,因此在遵循“滿足需求、先進、科學、符合實情”原則的前提下,采用“總體規(guī)劃、分步實施、重點突破、效益驅動”的實施策略是非常必要的。

  認真進行數(shù)據(jù)準備工作

  ERP系統(tǒng)的運行依賴數(shù)據(jù)的準確、及時和完備?梢哉f數(shù)據(jù)準備工作是整個系統(tǒng)實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤且錯誤代價極大的一項工作。所以一定要提早進行并認真對待。

  人機并行時間不宜過長

  并行時間越短,ERP項目的成功率就越大。有幾個方面原因:

  ◆并行時期,工作量是很大的,時間長了,業(yè)務人員都干疲了,甚至會對ERP系統(tǒng)產生反感情緒。

  ◆并行時期業(yè)務部門一般都是先做舊系統(tǒng)的,再做ERP系統(tǒng),這時他們并沒習慣看ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù),而仍是以舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準,所以ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有可能得不到及時跟蹤,時間長了,ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的垃圾會越來越多,甚至變成了一套無用的系統(tǒng)。

  ◆并行時期,為核對ERP系統(tǒng)余額與舊系統(tǒng)余額,必須指定截數(shù)點,將業(yè)務停下來進行核對。當出現(xiàn)差異時還需調整,這是要花費一定的時間的,所以每月都會有補數(shù)、入數(shù)的過程,相當于經(jīng)常要將多天的工作壓在一、兩天內補做完成,如果月月如此,業(yè)務人員會很累的。

  重視高層領導在項目中的作用

  ERP系統(tǒng)的實施是一項投入大、風險大、實施難度大的系統(tǒng)工程。是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一場變革,沒有企業(yè)決策者對這一巨大工程的認識、支持與直接參與就沒有成功的可能。大量的實踐表明,高層領導的承諾是企業(yè)成功實施ERP的關鍵,主宰著系統(tǒng)的成功與失敗。
  組織機構

  實施ERP系統(tǒng)人是項目成功很重要的因素。因為實施ERP系統(tǒng)不只是單純地使用掌握一套計算機軟件系統(tǒng),而是實施一個以計算機為工具的人機交互的管理系統(tǒng)。要使ERP系統(tǒng)真正有效地發(fā)揮作用,必須有企業(yè)高層領導的充分重視、參與以及必要的組織保證。因此,企業(yè)ERP項目實施由企業(yè)項目實施領導組直接領導,項目組成員由用戶實施領導組、ERP實施小組以及軟件公司人員組成。

 
  在整個項目的組織機構中,實施領導組、實施小組和軟件公司項目組在整個項目的進展過程中,分別擔負不同的責任和扮演不同的角色。具體地說,實施領導組是以企業(yè)主管領導為首的決策機構,該機構應站在企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的高度,從計算機應用與企業(yè)經(jīng)營管理的長遠規(guī)劃出發(fā),提出企業(yè)管理信息系統(tǒng)的目標和要求。實施小組負責制訂和下達分期項目實施計劃,解決和協(xié)調實施過程中遇到的各類具體問題,定期向實施領導組匯報計劃執(zhí)行情況,指導各業(yè)務部門、車間的項目實施工作。軟件公司項目組負責與用戶實施小組共同制訂項目實施的具體計劃,對用戶的管理人員進行培訓,指導用戶進行規(guī)范化的實施工作;诟鱾小組的職責不同,根據(jù)作者對本公司的實施經(jīng)驗,建議人員構成情況如下:

  ◆實施領導組構成:

  實施領導組組長:總經(jīng)理

  副組長:副總經(jīng)理、信息主管

  成員:部門經(jīng)理、副經(jīng)理

  ◆實施小組構成:

  實施組組長:信息主管

  副組長:業(yè)務部門主管

  成員:由產品設計、工藝技術、生產、分廠、物資、銷售等部門的具有豐富工作經(jīng)驗,協(xié)調能力并熟悉本部門業(yè)務的管理人員以及計算機開發(fā),維護人員組成。

  人員配置

  企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是一項大型的技術工程,除技術依托單位組成的技術服務隊人員參與設計與開發(fā)實施外,企業(yè)也應組織有關部門相應的技術人員參與系統(tǒng)的開發(fā)以及系統(tǒng)地運行與維護工作。參與系統(tǒng)的開發(fā)與維護的技術人員應由以下幾類人員組成:

  ◆系統(tǒng)分析及管理人員

  ◆應用系統(tǒng)維護人員

  ◆軟件開發(fā)人員

  ◆網(wǎng)絡和硬件及及數(shù)據(jù)庫專職管理人員

  ◆計算機操作和數(shù)據(jù)錄入人員

  ◆除此之外,各部門都應配備相應的操作人員。

  培訓工作

  培訓是成功實施ERP系統(tǒng)的重要因素。ERP培訓有兩個重要目的:一是增加人們對ERP相關知識的了解;二是規(guī)范管理人員的行為方式。通過培訓要使用戶的各級管理人員不僅要明確什么是ERP,它的實施將給企業(yè)帶來那些變化,并明確實施ERP后各個崗位的人員如何進行新的工作方式。培訓將采用授課和現(xiàn)場培訓的方式進行,將對ERP理論、ERP軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內容進行不同層次的培訓。通過培訓使下列人員達到如下目標:

  ◆技術人員:了解ERP原理,理解系統(tǒng)中產品結構的組成和作用;會運用計算機熟練地輸入、查詢、修改產品的組成等。

  ◆生產管理人員:懂得ERP運行原理,會操作菜單查詢工單狀態(tài),熟悉工作規(guī)范,對工單從領料到加工、匯報整個過程清楚,對缺料、拖期工單了解原因,并能進行處理。

  ◆數(shù)據(jù)維護人員:理解自己維護的基礎數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的來源和用途,能熟練操作菜單進行數(shù)據(jù)維護。

  ◆系統(tǒng)管理人員:深刻理解ERP運行原理和各模塊間的關系,能夠為各業(yè)務部門提供咨詢與培訓,并能對系統(tǒng)進行日常維護。

  ◆操作員:對ERP的基本概念和原理有一定了解;會正確使用菜單上的功能進行數(shù)據(jù)輸入;熟悉數(shù)據(jù)輸入的具體注意事項和規(guī)定;熟練地操作計算機。

  ◆其他管理人員:根據(jù)自己的業(yè)務和權限,熟練操作菜單。

  工作規(guī)程

  實施ERP系統(tǒng)是一項深刻的管理革命,為了鞏固改革的成果,必須用書面文件形式把新的業(yè)務流程明白無誤地昭示于眾,即制定工作規(guī)程與準則讓全體員工嚴格照此執(zhí)行。工作規(guī)程與準則說明每一項業(yè)務流程的目的要求,通過那些部門或崗位,由什么人在什么時間執(zhí)行,運行系統(tǒng)的什么指令,遇到例外情況應按照什么原則處理等等。規(guī)程之后應附有各種表格、單據(jù),這是管理規(guī)范化的保證。通過工作規(guī)程的制定,保證整個系統(tǒng)有條不紊的運行。

  結束語

  ERP軟件不是一套簡單的通用化軟件,如何將軟件功能與企業(yè)業(yè)務結合起來,如何使用適合企業(yè)業(yè)務的功能,除了本文以上提到的幾方面要素外,還必須借用咨詢公司的經(jīng)驗,才能有效保證ERP項目的成功實施。愿所有企業(yè)在新的世紀管理水平更上一層樓。