萬事開頭難

　　南方醫(yī)藥公司在信息化建設(shè)中，采用了分步漸進的方式。首先，將金蝶公司的財務(wù)和物流系統(tǒng)與國藥新利的POS前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過接口方式集成。第二步，將實現(xiàn)OA自動化系統(tǒng)。第三步，建立整個集團廣州公司以倉庫為核心的物流配送系統(tǒng)。

　　在實施最初一個月，可以說是最艱難的時刻，因為要把業(yè)務(wù)、倉庫、財務(wù)的數(shù)據(jù)從原來的手工帳轉(zhuǎn)到新系統(tǒng)中是一個龐大的工程。假如企業(yè)的資金流、物流數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，這樣業(yè)務(wù)部門就可以即時掌握倉庫實時庫存，及往來賬務(wù)數(shù)據(jù)，及時根據(jù)情況作出調(diào)整，作為企業(yè)核心的財務(wù)部門，可以對企業(yè)的資金流作出及時的評估。另外，由于業(yè)務(wù)、財務(wù)部門在有關(guān)數(shù)據(jù)，特別是銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計標準不一致，也是信息化建設(shè)的一大障礙。為此，在實施過程中，公司利用兩家軟件的各自長處，融合為完整的信息系統(tǒng)。遠程倉庫通過電話線與公司服務(wù)器聯(lián)接，倉庫數(shù)據(jù)即時更新；業(yè)務(wù)部錄入業(yè)務(wù)單據(jù)后，數(shù)據(jù)通過金蝶公司開發(fā)的接口，定時傳送到財務(wù)部門。財務(wù)部門對有關(guān)數(shù)據(jù)進行分類、加工處理，同時將有關(guān)收付款數(shù)據(jù)回傳給新利的POS前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

　　南方醫(yī)藥的實施從2001年10月中旬開始。當(dāng)時南方公司由于重組人心浮動，且由于經(jīng)營地址變更造成了數(shù)月增稅票積壓，而數(shù)據(jù)的輸入又不能阻礙正常的工作，因此南方公司員工就在下班后或者利用雙休日的時間，加班加點地把數(shù)據(jù)輸入電腦，當(dāng)時金蝶公司已經(jīng)解決了接口的問題，財務(wù)系統(tǒng)、物流系統(tǒng)和POS前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)可以通過接口來傳遞因此保證了成千上萬的數(shù)據(jù)正常傳遞，根本上避免了手工錄入的費時錯誤。經(jīng)過一個多月的艱苦奮戰(zhàn)，12月，終于順利地完成了第一個月的電腦帳，第一次實現(xiàn)了金蝶的一體化應(yīng)用。

　　與此同時，為保證數(shù)據(jù)的正確性，南方公司并沒有甩掉手工帳，還準備保留一年的時間以備觀察。在南方公司實施K/3之時，集團廣州公司的電腦管理信息中心項目經(jīng)理康俊武認為最困難的還是編碼的問題。

　　商品的編碼關(guān)系到倉庫、業(yè)務(wù)、財務(wù)商品成本核算等各方面，是信息化的最基本要求。我國中藥系統(tǒng)已有統(tǒng)一的編碼，而南方醫(yī)藥原來采用的系統(tǒng)雖然已有編碼，但在實施中才發(fā)現(xiàn)，原先的編碼不少是重復(fù)的，考慮到順利過渡的問題，雙方商量后決定基本保持原有的編碼結(jié)構(gòu)，結(jié)合國家的編碼，再建立南方公司所需的信息，建立了自己的編碼的程序，包括客戶、商品編碼，把原先重復(fù)的編碼去掉。另外考慮到南方公司醫(yī)藥品種經(jīng)常增加的，假如這些新品種國家沒編碼怎么辦，因此南方醫(yī)藥準備的方案就是先給一個預(yù)定的編碼，這樣最困難的編碼解決好后，信息化的路開始暢通起來。

　　效果初顯

　　南方醫(yī)藥公司信息化的路代表了整個醫(yī)藥批發(fā)行業(yè)的普遍信息化需求。醫(yī)藥行業(yè)普遍都有如下特性：商品多樣、且有商品批號管理的要求；倉庫一般遠離營業(yè)部，遠程倉庫查詢是數(shù)據(jù)一致性的保證；客戶大部分為醫(yī)院，貨款結(jié)算大部分必須在醫(yī)院將貨物售完之后，收款期不穩(wěn)定，應(yīng)收款管理工作必要且大量。

　　但實施信息一體化系統(tǒng)以后，吳志浩認為目前應(yīng)收應(yīng)付管理簡化且快速，財務(wù)人員得以將寶貴的時間用在款項的跟蹤上。據(jù)集團廣州公司對南方公司的調(diào)查顯示，對實施新系統(tǒng)的滿意率有78%之多，整體工作效率提高了30%，具體的體現(xiàn)為：

　　1、信息傳遞速度加快了。以前是憑著單據(jù)的實體，拿到倉庫里才能提走貨物，而且又要把單據(jù)拿到分公司業(yè)務(wù)部門，分公司在拿著單據(jù)記帳，核算成本。現(xiàn)在有了系統(tǒng)后，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，財務(wù)、物流軟件與POS前臺系統(tǒng)軟件有可接口后，業(yè)務(wù)一審核完就可以在電腦上一點擊，貨物就可出倉庫了。然后這數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換成財務(wù)的數(shù)據(jù)。

　　2、開票的速度加快。原來過去是純粹的手工開票，而現(xiàn)在就可以從一開始的合同的信息通過電腦整理為銷售票據(jù)的信息，過程很簡單化了。

　　3、從財務(wù)提取成本、商品帳準確性提高了。過去一個南方公司最高峰時財務(wù)有16個人，目前人數(shù)減到了8個人，同時業(yè)務(wù)也增長了。

　　結(jié)尾

　　實施半年來，三位一體化的目標在南方醫(yī)藥公司已基本實現(xiàn)。實施中，南方公司采用了金蝶軟件的總賬、報表、應(yīng)收應(yīng)付、出納、采購、銷售、倉存、存貨核算，共8個系統(tǒng)，總用戶為9個，主要覆蓋了企業(yè)購銷存及成本核算、往來款管理3個方面。據(jù)吳志浩的介紹，南方公司成功實施K/3后，極大地鼓舞了其他的公司，目前，其他的公司不少已經(jīng)實現(xiàn)一體化的運作了，還有一部分正在實施中。

　　現(xiàn)在整個集團正在進行如火如荼的信息化工作。集團準備用三年的時間創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)中心，集中管理下屬公司所有的數(shù)據(jù)，下屬公司數(shù)據(jù)傳遞必須通過數(shù)據(jù)中心再傳遞給其他客戶或公司。同時，集團公司根據(jù)數(shù)據(jù)將會對整個集團業(yè)務(wù)作科學(xué)的統(tǒng)籌安排。信息化的路通途后，當(dāng)然會給現(xiàn)代企業(yè)帶來許多增值的服務(wù)和應(yīng)用，傳統(tǒng)的醫(yī)藥公司在現(xiàn)代化的科技手段中將煥發(fā)出新鮮的活力。