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金蝶K3使用總結

發(fā)布時(shí)間:2012-8-26 9:51:19    點(diǎn)擊率:9990

  一、 軟件安裝完后,管理員首先要對中間層有一個(gè)基本的了解。中間層的密碼很重要,忘了就得重裝中間層;中間層菜單上有一個(gè)“系統 使用情況”的功能項,這一功能項是反映某一時(shí)刻正在使用系統的情況,如果有的單位站點(diǎn)較少,可以通過(guò)這里看出當前使用的是哪些人,從而對使用人員進(jìn)行調 節,將某些未用但沒(méi)有退出系統的用戶(hù)強行清除掉;在系統非正常退出時(shí),中間層還保留其信息,大家在操作時(shí)會(huì )出現“當前使用的功能與其他用戶(hù)沖突”、“該數 據正在調用”等提示即與此相關(guān),這時(shí)管理員需要在中間層選定對應帳套,通過(guò)網(wǎng)絡(luò )控制清除相關(guān)信息。中間層的主要功能是建立新帳套、備份帳套和恢復帳套,這 三項基本功能大家都應該會(huì )的,需要指出的是大家在作出重大操作時(shí),如修改數據庫、測試某一功能等情況下,要先備份。對于備份大家可以使用帳套自動(dòng)指備份, 在你選擇好路徑和間隔時(shí)間后,系統會(huì )自動(dòng)將帳套備份到指定的地方。自動(dòng)備份要注意不要關(guān)閉,否則下一次備份中斷,該功能可以在中間層關(guān)閉后獨立運行,該功 能運行時(shí),顯示器右下角會(huì )有一個(gè)相應的圖標。
中間層還有注冊帳套和取消注冊帳套兩個(gè)功能項。我是這樣理解的,取消注冊帳套類(lèi)似于臨時(shí)禁用了該帳套,要恢復時(shí)只須注冊該帳套即可,這在需要暫時(shí)停止某一帳套,同時(shí)其他帳套正常使用情況下時(shí)適用。如果確實(shí)不需要某一帳套了,則使用帳套刪除。
系統默認administrator這一用戶(hù)為管理員,其權限最大。管理員可以在中間層修改其密碼,也可以在進(jìn)入K3系統主控臺時(shí)修改。管理員對這兩個(gè) 地方一般很熟悉,但一般操作員對更改密碼并不熟悉。對于操作員只能在進(jìn)入主控臺時(shí)更改密碼,方法為:雙擊K3快捷方式圖標后,在主控臺處錄入自已的用戶(hù)和 密碼,不要點(diǎn)擊確定,這時(shí)點(diǎn)擊主控臺左上角的修改密碼,修改完成后須錄入新密碼才能進(jìn)行系統。

  二、 進(jìn)入K3主界面后,菜單上的“設置--主控臺編輯”是以所設置的計算機為基礎的,即某一臺機器設置為特定的主控臺后,其他操 作員進(jìn)來(lái)時(shí)都是一樣的。這樣大家在不熟悉的機器上如果看不到自己所需要的模塊,首先要想到其主菜單的設置更改造成的。菜單上的“設置—選項”中允許多個(gè)主 采單同時(shí)存在是大家用得上的。如果你大部分時(shí)間只同時(shí)使用一個(gè)系統,則不選擇,如果你同時(shí)要打開(kāi)多個(gè)界面,則選擇此選項。
主界面下有一個(gè)“我 的K3”,這一功能項可以將大家常用的幾個(gè)功能項放在這里來(lái),不論是哪個(gè)子系統的明細功能,只要設為常用功能,以后就可以直接在這里使用,不需要跨模塊選 擇明細功能項!拔业腒3”中還有一個(gè)即時(shí)消息中心,主要用于各操作員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流,如提醒有單據需要增加、修改或刪除等,讓各操作員間實(shí)現在線(xiàn)交 流。

  三、 基礎資料  K3使用前,必須設置好基礎資料,基礎資料是運行K3系統的基石,有點(diǎn)象做房子前要準備好材料一樣;A資料的準備順序基本上就是系統默認的順序。這個(gè)順 序沒(méi)有什么特別的,怎么著(zhù)都行,你在需要時(shí)自動(dòng)提示你需要先處理哪一些。不過(guò)我還是要將一般處理順序說(shuō)明一下,最好是:幣別、憑證字、計量單位、結算方 式、倉庫、倉位、部門(mén)、職員、科目、客戶(hù)、供應商、物料。一些項目是有必錄項與非必錄項的,在前期我們可以只錄入必錄項,以后在需要時(shí)再錄入非必錄信息。 我原以為倉庫與倉位是一多對應的,后來(lái)在操作中體會(huì )到,兩者是可以任意組合的。在設立倉位時(shí),建議管理員到演示帳套中看一看兩者的區別與聯(lián)系,倉庫是在單 據表頭上的,倉位是在表體的,只有設了倉位管理的才需錄入倉位。由于上述特點(diǎn),可以將倉位管理虛擬出來(lái)進(jìn)行一些其他的使用。
在客戶(hù)、供應商、部門(mén)、職員、物料等中,其代碼可以隨時(shí)更改,在更改代碼后,其原有信息自動(dòng)過(guò)到新代碼之中。如果代碼分了級次,更改上一級次的代碼,其下級代碼成建制的都將相應的上級代碼更改過(guò)來(lái)了。
對于代碼有兩點(diǎn)共性需要說(shuō)明:一是代碼是以“小數點(diǎn)”來(lái)區分不同級次的,相同的點(diǎn)數為相同的級數,同一級中的代碼長(cháng)短可以不一樣;二是同一核算項目的明細項盡可能的在級次和長(cháng)度上保持一致。
中小企業(yè)職員建議分兩級,第一級表示部門(mén),第二級是職員。這樣查詢(xún)起來(lái)方便一些,不過(guò)如果是使用了CRM系統且與K3系統集成的話(huà),則不能使用小數點(diǎn)來(lái)作為分級了,因為CRM中不認這種分級,同樣的還有客戶(hù)也不能以小數點(diǎn)來(lái)區分級次。(對CRM的了解僅此而已)
科目  科目代碼的更改有自身的特點(diǎn),其他項目的代碼隨時(shí)都可以更改,科目的代碼的更改就不一樣了。在科目使用后,其一級代碼可以改動(dòng),除此外都不能改動(dòng)。
設 置科目要了解哪些屬性是用后可以更改的,哪些是不能更改的。如上述代碼除一級外都不能更改,同樣不能更改的有科目類(lèi)別、數量金額核算、是否為現金科目和銀 行存款科目、是否出日記帳、余額方向、計量單位和所掛的核算項目。別的不易反復,最易反復的是科目所掛的核算項目,如原材料掛了物料這一核算項目,后來(lái)又 不想掛了,只在存貨核算中看明細就行了等等。今天我們一位同事就提出來(lái),應收帳款只掛客戶(hù),不掛職員了,因為回款時(shí)誰(shuí)也不便去看以前掛應收時(shí)是哪一位職 員。如果出現了核算項目確實(shí)需要更改的話(huà),可以新建一個(gè)科目,然后將余額轉到相應的科目中去。
科目修改后不宜禁用,因為科目禁用后,如果要查原數據的話(huà),查詢(xún)不到。這一點(diǎn)與其他核算項目不一樣,其他核算項目在禁用后,是可以看到原來(lái)的數據的。
記住現金和銀行類(lèi)科目不要勾上現金等價(jià)物,如果你以后在作現金流量表(總帳中的)時(shí)最后的現金凈增加額與總帳的不對,你可以到科目中查看一下是否將現金及銀行存款勾上了現金等價(jià)物,如果都勾上會(huì )記重的。
科目上一級代碼被作為明細代碼使用后,可以增加下一級代碼,其上一級的發(fā)生額及余額等自動(dòng)地被第一個(gè)增加的下級科目所繼承,其他項目也都如此。
科目應注意的主要是以上幾點(diǎn),常規的科目沒(méi)有什么可說(shuō)的,這里說(shuō)明一下我們幾個(gè)具體科目設置時(shí)的體會(huì )。
1、 往來(lái)科目最好掛核算項目,不設明細科目。往來(lái)科目指應(預)收帳款、應(預)付帳款、其他應收(付)款。應(預)收帳款、應(預)付帳款可以考慮 同時(shí)掛上職員,其他應收(付)款一般分2個(gè)二級科目:往來(lái)單位和職員。職員在核算項目中有,往來(lái)單位則需要增加。大家要熟悉在K3系統中可以增加核算項目 和輔助資料,這些會(huì )與系統默認的一樣使用。增加往來(lái)單位后,在科目“其他應收款—單位往來(lái)”中就可以增加其核算項目“往來(lái)單位”了。對于往來(lái)科目,我建議 大家不要設置預收帳款和預付帳款,其他應付款在一般情況下也可以不設,這是一個(gè)純財務(wù)問(wèn)題,供財務(wù)人員參考。
2、 購買(mǎi)并使用了倉存和存貨核算系統的單位,存貨會(huì )計科目可以不設明細,也不掛核算項目,只需一級科目就行了。由于憑證都是物流系統中過(guò)來(lái),需要查詢(xún)明細帳時(shí)到存貨核算中查看就行了。
3、 銷(xiāo)售費用、管理費用明細科目可以采用核算項目,而不按傳統的處理為明細科目,這樣一是可以將兩項費用中的相同項通過(guò)的定的方式一并查詢(xún),如要查業(yè) 務(wù)費,不選擇科目、只選擇業(yè)務(wù)費,就可以看到所有掛業(yè)務(wù)費費用科目的業(yè)務(wù)費是多少,另外如果掛項目則可以使用“核算項目組合表”查看分部門(mén)或職員的銷(xiāo)售費 用、管理費用明細表。制造費用也可以考慮與銷(xiāo)售費用、管理費用一并使用核算項目。
4、 如果購買(mǎi)了固定資產(chǎn)系統的,固定資產(chǎn)資產(chǎn)和折舊只需設置一級科目即可。

  客戶(hù)、供應商   在開(kāi)始使用時(shí)可以只錄入必錄項,非必錄項資料也同時(shí)錄入,不要都留在以后錄入。
客戶(hù)與供應商的代碼建議 以各省的標準代碼作為第一級,第二級就到明細了。各省的代碼即身份證的前兩位數。有的同志偏好分為三至四級,第一級分國內、國外,國內的第二級為六大區域 的劃分,第三級是省份,第四級才是明細,其實(shí)前兩級沒(méi)有必要。國內國外就兩個(gè)沒(méi)有必要,區域的劃分在各項目中也有。當然省份在客戶(hù)和供應商中也有,但由于 客戶(hù)與供應商數量較多,以省份劃分開(kāi)來(lái)容易理解。
在實(shí)際工作中許多同志有各自的考慮,如:按采購員所聯(lián)系的范圍或按供應原輔材料的類(lèi)別或按是 否外協(xié)來(lái)劃分供應商,這都是不很科學(xué)的,他們認為我只要點(diǎn)擊相應的類(lèi)別就可以找到我所要的供應商等等方便自己的工作。如果按此分類(lèi)各采購員工作的劃分是相 對的,同一個(gè)供應商既做外購又做外協(xié)怎么辦,多個(gè)業(yè)務(wù)員與同一個(gè)供應商發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)怎么辦。要想達到上述目的,建議大家細細品味一下客戶(hù)和供應商的非必錄 項。就供應商而言,你可以增加一條業(yè)務(wù)員來(lái)區分這個(gè)供應商主要由誰(shuí)聯(lián)系即可,此外系統在區域問(wèn)題默認的就很好了,將國內與國外綜合起來(lái)分類(lèi),這樣簡(jiǎn)單明 了。對于客戶(hù)與供應商的處理,這里將我單位的做法供大家參考:

客戶(hù)、供應商的錄入

一、 編碼規則
各單位統一將客戶(hù)、供應商設為兩級,第一級為2位,第二級為3位。第一級以各省標準代碼為準,有港澳臺及國外業(yè)務(wù) 的,可增加“港澳臺”項,代碼80;增加“國外”項,代碼85;實(shí)際業(yè)務(wù)時(shí)可能有一些不便處理的,如交易金額很小,且次數較少,沒(méi)有必要對其進(jìn)行詳細管 理,但又要進(jìn)行出入庫管理的,可設置零星供應商/客戶(hù),現銷(xiāo)客戶(hù)/現購供應商等,這些一級代碼歸為其他,代碼90。第二級各代碼之間適當留些空間,以便將 相關(guān)的單位放在一起。
此外,關(guān)聯(lián)單位一級代碼統一為00,不按地域分類(lèi)。
二、 項目錄入
單位名稱(chēng)一定要填寫(xiě)完整和規范,原則上以對方公章(財務(wù)章)為準。經(jīng)常遇到有些單位改制的情況,名稱(chēng)更改了的,將名稱(chēng)字段改為新名稱(chēng),在簡(jiǎn)稱(chēng)處填寫(xiě)“**年**月前稱(chēng)******”。
地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)、傳真、郵編、郵件地址等如果有的話(huà)也錄入,未錄入的以后補齊。
往來(lái)單位均有區域選項,供應商與客戶(hù)是一樣的選擇區域。系統默認六大區域及港澳臺及國外項供選用,如有需要調整的,可以到輔助資料設置的區域中進(jìn)行調整。
公司領(lǐng)導及銷(xiāo)售部門(mén)需要的分區域銷(xiāo)售、分渠道銷(xiāo)售及客戶(hù)類(lèi)型銷(xiāo)售等在客戶(hù)錄入時(shí)如何體現,還有無(wú)其他的需求。這種需求可以在系統中輕松完成,很有實(shí)用價(jià)值。通過(guò)輔助資料增加一項即可完成更多需求。
各產(chǎn)業(yè)集團可能對區域、銷(xiāo)售渠道、客戶(hù)類(lèi)型不一致,不要緊,隨時(shí)可更改,更改之后即可查詢(xún)。
各省代碼如下(略):

物料   物料的處理是各單位基礎資料準備的難點(diǎn),往往久拖不決:一是物料從數量上較客戶(hù)供應商或職員等其他核算項目都要多,二是單條物料錄入時(shí)要注意的項目多,三是不同崗位對物料的需求不一樣等等。
對 于物料,首先要確定的是編碼規則,編碼是按字母編還是按數字編,是按物料的屬性還是按設計圖紙編,是按定額單來(lái)分類(lèi)還是按光機電等物料本身的屬性來(lái)分類(lèi), 是以物流為主分類(lèi)還是按會(huì )計科目來(lái)分類(lèi)等等都是大家討論的。財務(wù)人員、計劃人員、倉庫人員、采購人員都會(huì )有各自的意見(jiàn),因此一定要民主集中,果斷從事。集 中的意思是避免議而不決,果斷從事是因為代碼以后隨時(shí)都可更改。在我們討論中,差點(diǎn)選擇了流水號的方式,足以顯得我們的無(wú)奈。其實(shí)選擇流水號也沒(méi)什么的, 代碼沒(méi)有什么實(shí)際意義的,真正有意義的是物料的屬性定義上,再者說(shuō),代碼以后還可以更改調整的,不會(huì )對工作造成大的影響,關(guān)鍵是名稱(chēng)要規范且不要出現重 碼。
在這里我還是先將我單位的設置情況復述給大家,并對其中部分內容進(jìn)行說(shuō)明。
物料錄入

一、代碼
物料編碼統一按數字進(jìn)行編寫(xiě),所有編碼統一為4級,1-3級為2位(類(lèi)),第4級為3位(明細)。所有編碼中間要留有余地 (中間空一些編號),包括類(lèi)和明細,這樣以后可以將類(lèi)似的新增物料放在一起。所有明細物料的編碼必須長(cháng)度一致,以后確實(shí)不夠時(shí)再加。(說(shuō)明:由于K3系統 是以小數點(diǎn)來(lái)區分級次的,所以長(cháng)度可以任意增加,這與金蝶2000等是不樣的)
編碼一級代碼主要按會(huì )計科目需要分類(lèi):分為原材料-05、外協(xié)件-10、自制半成品-20、產(chǎn)成品-30、虛擬件-90。(說(shuō)明:上述分類(lèi)與會(huì )計科目以及物料屬性基本匹配,這對設置存貨科目及在存貨核算等處查看報表是很方便的)
大家要領(lǐng)會(huì )物料編碼與產(chǎn)品編碼、條形碼的關(guān)系。物料編碼與條形碼一般來(lái)說(shuō)是一一對應,產(chǎn)品編碼是一臺(套)為一個(gè)編碼?梢岳斫鉃槲锪暇幋a為一種物料,如E2000D聯(lián)想筆記本電腦,產(chǎn)品編碼就是這種電腦的不同個(gè)體,一定不要將兩者混淆。
我們常指的產(chǎn)品編碼在K3系統中為序列號管理(電子行業(yè)版),也可以通過(guò)產(chǎn)品批號來(lái)對應產(chǎn)品編碼,不過(guò)批號得按產(chǎn)品編碼來(lái)錄入。(說(shuō)明:我公司使用的是電子行業(yè)版本)
同一種物品,不要因為僅僅是不同的供應商而將其編為不同的編碼(有的價(jià)格也有一定的差異)。如果我們認為區分開(kāi)來(lái)很有必要,可以考慮用序列號或批號來(lái)處理。不同的供應商提供的物品確實(shí)有區別,如外形、顏色等不一樣,我們應將其編為不同的編碼。
在明細項中,盡可能將名稱(chēng)相同的放在一起,如明細類(lèi)為電子元器件,電阻編號為001-099,電容為101-199。如果電阻、電容種類(lèi)很多,當然可以增設類(lèi)電阻類(lèi)和電容類(lèi)。在電阻和電容編碼中,盡可能按規格型號排序。
在 物料分類(lèi)中,有一種情況要劃分清楚。如:我們有四種物料:電腦、電腦主板、繪圖儀、繪圖儀主板。在這四種物料中,我們是將電腦主板放在與電腦一起編號還是 與其他主板一起編號,要有一致性。再如電源,我們是將所有含電源兩字的放在一起,還是將特殊電源與其主件放在一起(聲光電源)。
二、名稱(chēng)   規格型號
名稱(chēng)一定要統一規范,不要與型號連在一起用,由于名稱(chēng)的不規范,極易出現重碼。
三、 物料屬性  是指該物料是外購、自制,還是外協(xié)件、虛擬件等。物料屬性是屬以后不能更改項。如果是自制品你選擇成了外購品,以后下達生產(chǎn)任務(wù)單、選擇成本對象時(shí)不能調 用,因為該物料是外購品,不需生產(chǎn);此外在制作備料單時(shí)不能作為父項。對于不清楚是外購還是自制的物料,可以選擇自制。如果倉庫中本身沒(méi)有一套電腦,而是 以顯示器、機箱等部件來(lái)進(jìn)行管理的,那么電腦就是虛擬件了。大家要了解不同模塊對屬性的劃分,如半成品、產(chǎn)成品在入庫時(shí)都稱(chēng)為自制入庫核算,外協(xié)件、自制 件在出庫時(shí)都作為產(chǎn)成品出庫核算。如果還不清楚,可以看一看相關(guān)幫助文件。
四、單位  數量精度
系統支持雙計量單位,基本單位和常用單 位,其中基本單位是不能修改的;締挝慌c常用單位之有一定的換算關(guān)系,如:電線(xiàn),基本單位是米,常用單位是卷,某種型號的電線(xiàn)一卷為100米,那么 0.2卷就是20米了。這里要注意如果同一種線(xiàn)每卷長(cháng)度不一時(shí)要變通處理:如這一次進(jìn)的同一種線(xiàn)長(cháng)度變成了150米,可變通為按1.5卷來(lái)處理,或者另行 編一物料代碼。
如果需要雙計量單位管理的特別少,可以不用雙計量單位,這樣在許查詢(xún)起來(lái)相對清晰一些。許多報表是同時(shí)反映基本計量單位與常用計量單位的。
數量精度通常為0,但是如果是重量、長(cháng)度單位時(shí),有時(shí)也有小數,我們要根據實(shí)際判斷哪些物料有幾位小位。
如果你在此將數量精度設為1,以后在錄入相關(guān)單據時(shí),小數位數只能保留一位,實(shí)際確實(shí)需要2-3位時(shí),須先將此修改后方可錄入。
建議小數位數原則上用兩種:0和2。
五、最低、最高、安全庫存
這三項庫存是管理者根據一定的情況判斷錄入的,這三項系統有默值,初始時(shí)將其設為0,對于單價(jià)較高或重要的物料該項要整理錄入,以加強物資管理。
六、銷(xiāo)售單價(jià)對于定型的產(chǎn)品都要將公司的報價(jià)錄入,這一價(jià)格自動(dòng)在錄入銷(xiāo)售訂單時(shí)出現。若再輸入折扣價(jià)(額),就是實(shí)際交易價(jià)了。
七、 批次  目前看來(lái),沒(méi)有必要設置此項,也就是不打鉤。批次選上后不能更改。批次選上后,每次出入庫都需填上批次。如果初始時(shí)選上了批次,但實(shí)際使用中沒(méi)有必要,因 不能修改此屬性,那么可以都用一個(gè)批號,如1。批次和序列號在入庫時(shí)手工錄入,且不能相同,在出庫時(shí)只能選擇使用,不能手工錄入。
八、保質(zhì)期  各單位如果有需要保質(zhì)期管理的物料,必須選擇此項并填上保質(zhì)期。若要選此項,須先選批次管理。保質(zhì)期一般用于食品醫藥行業(yè),如果公司有人選擇此項,須及時(shí)反饋到我這里,以商討其必要性。
保質(zhì)期設定后不能更改。
九、計價(jià)方法、存貨、收入、成本科目代碼與財務(wù)有關(guān),及時(shí)與財務(wù)聯(lián)系。計價(jià)方法設定后不能更改,設定的存貨科目代碼在“存貨核算系統—對帳”及自動(dòng)制作憑證等處要用的。
十、單價(jià)精度一般默認為2,如果確有超過(guò)2位的,隨時(shí)可以更改。有的同志在錄入0.0567元時(shí)出現0.06元就是因為單價(jià)精度的問(wèn)題。
十三、計劃資料主要是供進(jìn)行物料需求計劃使用的,有一定的獨立性,如果條件成熟的單位可以錄入,也可以以后錄入。
十五、條形碼  結合到條形碼的使用隨時(shí)錄入。
物料錄入有幾點(diǎn)要注意:
一、 可 以利用默認功能,以提高工作效率并減少差錯率。方法是:在物料核算項目類(lèi)別屬性處對各項目設置其默認值,這種辦法在期初集中錄入物料時(shí)很實(shí)用,如先錄入原 材料,那么將物料屬性設為“外購”,將存貨科目設為“123---原材料”,將計價(jià)方法設為“加權平均法”等等,待錄入產(chǎn)成品時(shí),再將屬性改為“自制”, 將存貨科目設為“產(chǎn)成品”。
二、 大家要分別對待可更改項和不可更改項,對不可更改項要特別注意。
三、 盡可能避免重碼的發(fā)生。

上面講述的是基礎資料,他們有很多共同之處。其一,都可以通過(guò)引入功能進(jìn)行。如果你們的基礎數據比較完整,并且能夠整理成比較規范的庫表結 構(以Excel為例),那么可以將基礎資料直接引入。引入前先錄入一條記錄進(jìn)去,然后將其引出,再將現有數據按照引出的格式引入,記住先引入少量幾條后 再分批引入。引入時(shí)注意分析該項目(如職員)哪些是選擇項(如部門(mén)),哪些是手工錄入項(如姓名),選擇項必須有相應的項目及具體內容。如引入的職員表中 有辦公室、財務(wù)部等幾個(gè)部門(mén),那么部門(mén)項目要先錄好辦公室、財務(wù)部后才能將部門(mén)引入,這也就是前面所述的錄入順序問(wèn)題。引入中如果必錄項是空或不是系統認 同的,則該條記錄不能引入。引入的代碼必須符合系統認同的規則,所有的明細或下級必須有上級代碼。與引入相關(guān)的是一些同志喜歡改庫,我個(gè)人不贊同這樣做, 如果你確實(shí)在庫中寫(xiě)初始數據,包括后來(lái)更改的,那么需要在操作界面上一條條地擊活,否則系統認為沒(méi)有這條記錄。
其二,大家可以看一看錄入基礎資料的菜單,都有對資料的修改(在屬性處)、刪除和禁用。在錄的資料被使用前,都可以進(jìn)行修改、刪除和禁用。但在使用之后,所有基礎資料均不能刪除但都能禁用,只有部分字段可以更改(大家可以回頭看看上述內容或對著(zhù)演示帳套自已體會(huì ))。
其 三,大家可以看看基礎資料錄入修改界面的選項,前面3個(gè)容易理解,第4項“F7查詢(xún)默認字段”如果選擇了名稱(chēng),則在使用過(guò)程中按F7查詢(xún)時(shí)并按F5搜索 時(shí),系統默認搜索的字段為名稱(chēng),否則為代碼。其實(shí)大家使用搜索多的是名稱(chēng)。建議大家在今后當入單據選擇查詢(xún)基礎資料時(shí),要盡可能的使用搜索功能,從多角度 搜索幾次后,再新增基礎資料,這樣可以減少重碼。這幾個(gè)選項各項目均是一致的,只改一處即可,以最后更改的為準,其認同的是操作員,即某一操作員進(jìn)去的界 面是專(zhuān)有的。與界面相關(guān)的還有打印方案和套打設置是與計算機有關(guān)的,查詢(xún)過(guò)濾方案與操作員有關(guān),單據自定義同一帳套所有人都是一樣的。
其四、在大 家發(fā)現不需用的核算項目后,能夠刪除的盡可能刪除,確實(shí)不能刪除的,將其代碼改到一特定的類(lèi)中,注明原代碼是多少,然后禁用。所有核算項目使用后是不能刪 除的,因此要刪除某一核算項目,則需要將所有使用該項目的地方都改掉,然后刪除。例如有兩個(gè)客戶(hù)重錄了,我們可以通過(guò)查詢(xún)看哪一個(gè)使用較少,則易更改,然 后將要刪除的一個(gè)所有發(fā)生額全部都改為另一個(gè)后,再將其刪除。
如果大家是第一次使用K3系統,那么到了這里,你對核算項目的理解還很模糊,隨著(zhù)后面對各系統的操作,你會(huì )對核算項目的理解越來(lái)越清晰。因此上述內容在你使用一段時(shí)間后還需回頭再看兩個(gè)來(lái)回。

四、 系統設置    注意哪些是不能改變的,哪些是可以以后改變的。物流系統要啟用,第一步就是要設置系統參數。該設置在系統設置—初始化---購銷(xiāo)倉存均可---系統參數設 置處。物流系統參數的兩項以后是改不了的:一是數量、金額核算的選擇,一般單位應選擇數量金額核算,數量核算適用于只管理數量的分支機構;二是庫存更新方 式的選擇,一般單位在開(kāi)始認為審核后更新好,其實(shí)在實(shí)際使用過(guò)程中,還是選擇保存后更新好。上述設置在錄入初始化數據后就不能再更改了。如果你選擇了審核 后更新,則在以后物流系統(一般稱(chēng)購銷(xiāo)倉存為物流系統)中看到即時(shí)庫存與實(shí)物庫存不一致時(shí)就要想到這一點(diǎn),就是有部分單據未審核造成的。還有一個(gè)特點(diǎn),就 是不論單據是否審核,在臺帳中總是可以看到的,但在存貨核算系統中的材料明細帳等中則看不到,所以看到兩張表有差異時(shí)不要感到意外。
五、 在總帳 系統設置中,除會(huì )計期間啟用后不能更改外,其余以后均可以更改。設置中大部分選項意思清晰,這里只將我們遇到過(guò)的誤解說(shuō)一下。當時(shí)我們錄入憑證時(shí)不是每條 分錄都有摘要,且沒(méi)有選擇“明細帳(表)自動(dòng)繼承上條分錄摘要”,因此我在看一明細帳時(shí),看到有筆業(yè)務(wù)與其摘要明顯有些異常,可謂百思不得其解,后來(lái)才注 意到是同一張憑證中所有未錄入摘要的分錄在明細帳中都自動(dòng)用上了第一條分錄的摘要,當然文不對題了,如果我們選上了此項就不存在這個(gè)問(wèn)題了?値ぶ邢到y設 置選項很多,大家在使用一段時(shí)間后會(huì )覺(jué)得有些設置要調整,這時(shí)就要多到這里來(lái)看看,多多品味系統設置,其他系統的系統設置也一樣,特別是物流的。
六、 物流系統的系統設置其實(shí)都是一樣的,我們從系統設置—系統設置—購銷(xiāo)存—系統參數進(jìn)去,可以看到這里所有都是隨時(shí)可以修改的,修改后單據按新規則編排。
首 先來(lái)看編碼規則。這里的編碼規則與基礎資料中的編碼規則不一樣,基礎資料中是針對基礎資料的,這里是針對業(yè)務(wù)單據的,是指業(yè)務(wù)單據的編號按什么規則自動(dòng)生 成。前后綴指以什么固定的內容開(kāi)頭尾,格式是指中間號碼多長(cháng)。如果不填列格式,則編號會(huì )按流水號往來(lái)后數,到時(shí)候以編號排序時(shí),10號會(huì )排到2號的前面 去。如果填寫(xiě)了格式,如為“0000”,則單據編號會(huì )按“0001”、“0002”------ “0010”這樣排下去,在我們按編號排序時(shí)不會(huì )出錯。編號長(cháng)度建議以3-5年該單據的總數為限設置,不宜過(guò)長(cháng)。
對于各個(gè)選項,我只想說(shuō)一點(diǎn),那就是單據編號可手工錄入,其他的沒(méi)有什么可多說(shuō)的。建議大家不要允許手工錄入單據編號,其中對于采購和銷(xiāo)售發(fā)票本身有號碼,可以考慮在其單據上增加一個(gè)表頭,起名為原始編號或手工編號。增加表頭在單據自定義中進(jìn)行。
此處選項極為豐富,由于沒(méi)有接觸業(yè)務(wù),不怎么好說(shuō),再者字面意思也很清楚,需要說(shuō)明的是,系統管理員以后在什么考慮時(shí)或用上一段時(shí)間后就到這里來(lái)看一看,你會(huì )感到這里有很多你想要的內容。
七、 初 始化  總帳初始化就是錄入其初余額,記住錄入完后一定要進(jìn)行平衡試算一下,需要指出的是,在初始化未完成時(shí)可以錄入憑證,但不能審核和記帳,因此初始化工作要盡 快完成。一些同志在發(fā)現有些科目設置不妥后將發(fā)生額、期初余額等修改刪除后,沒(méi)有使用相應科目了,還是不能更改或刪除相應科目,這時(shí)要想到在初始化的試算 平衡處試算一下。購買(mǎi)了應收應付系統的,在總帳與應收應付中可以只錄入一次,然后對傳即可,不過(guò)要注意在總帳中所掛的核算項目在應收應付中必須有對應的。 我就吃過(guò)這個(gè)的虧,在總帳應收帳款科目下設了好幾個(gè)核算項目,其中一個(gè)在應收款中沒(méi)有對應的信息,在應收款往總帳中傳入時(shí)就沒(méi)有成功,后來(lái)只得重來(lái)。
固定資產(chǎn)與其他系統不一樣,其初始化數據不在系統設置---初始化中錄入,而在財務(wù)會(huì )計—固定資產(chǎn)中錄入。
物 流系統初始化數據有四點(diǎn):一是期初未入庫的暫估入庫單,該數據(金額)應與財務(wù)的暫估應付帳款一樣;二是期初未核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫單,該數據應與分期收款發(fā)出商 品對應,不過(guò)有的單位未作處理,仍?huà)煸趲齑嬷,這時(shí)就不需要錄入;三是期初委外出庫單,該數據應與委外加工物資相對應;四是期初的在產(chǎn)品成本,該數據與生 產(chǎn)成本余額對應。前三點(diǎn)是啟用倉存系統所必須的,第四點(diǎn)是針對使用成本管理管理系統的。
物流系統結束初始化前,應將相應的數據進(jìn)行核對,如:期初未入庫的暫估入庫單與財務(wù)的暫估應付帳款核對;期初未核銷(xiāo)銷(xiāo)售出庫單與分期收款發(fā)出商品核對等。
上 述各分系統的啟用時(shí)間可以先后,其數據應與啟用時(shí)間對應。對于啟用系統時(shí)間,建議大家最先使用總帳及倉庫,其他系統視情況跟上,具體情況視各單位操作水平 及購買(mǎi)模塊而定,實(shí)施人員一般會(huì )提出一些建議,如果大家(指客戶(hù))沒(méi)有實(shí)施過(guò)類(lèi)似系統,望充分尊重實(shí)施人員意見(jiàn),切不可想當然地按自已的思路來(lái)做,也不要 想到實(shí)施起來(lái)很容易或者很難。
系統設置就介紹到這兒,后面描述各系統時(shí)再回頭來(lái)說(shuō)明。

八、 物流系統的使用
物流從采購申請單開(kāi)始說(shuō)起。購買(mǎi)并使用了計劃系統的,大部分采購申請應該是經(jīng)過(guò)MRP計算生成的,這里由于沒(méi)有說(shuō)計劃,所以還是以手工錄入開(kāi)始說(shuō)。采購申請單就是采購計劃,即應該買(mǎi)什么。采購申請單的錄入很簡(jiǎn)單,把要買(mǎi)哪些物料,數量多少,要求什么時(shí)候到貨就行了。
錄 入工業(yè)單據有一些共性,在這里一并說(shuō)了。K3數據分關(guān)聯(lián)生成和手工錄入;對于錄入項又分選擇錄入和手工錄入。凡是涉及基礎資料的,都是選擇錄入,如客戶(hù)、 物料等,這一點(diǎn)你在輸入一個(gè)數據后系統不認同就知道應該是選擇錄入了。選擇錄入的,直接按F7或點(diǎn)擊菜單上的查看。手工錄入項是沒(méi)有設為基礎資料或不便設 為基礎資料的,如日期、備注、用途等。其中有一部分是即可手工錄入,也可選擇錄入的,如備注;有一部分是在入庫時(shí)是手工錄入,出為時(shí)選擇的,如物料批號、 序列號等。選擇還是手工錄入,大家想到有這么回事即可,不要錄不進(jìn)去就感到驚異。
工業(yè)單據可以復制,方法是查詢(xún)到源單據后,點(diǎn)擊復制,然后修改即可,這對類(lèi)同的單據錄入要加快錄入速度,提高錄入準確率。單據還可以下推生成,這需要操作員同時(shí)具有操作源單據和目標單據的權限。
工 業(yè)單據可以關(guān)聯(lián)生成,如關(guān)聯(lián)采購申請單生成采購訂單,這個(gè)以后大家經(jīng)常用到,關(guān)聯(lián)生成單據自上而下只能一對多,不能多張上游單據生成一張下游單據。這一點(diǎn) 對發(fā)票的生成有些不同,一張發(fā)票可以關(guān)聯(lián)同一單位的多張入庫單或訂單生成,但必須是同一單位的,且只能關(guān)聯(lián)入庫單、訂單或合同中的一種。說(shuō)到發(fā)票,還有一 點(diǎn)與別的單據不一樣,就是上期物流未結帳,下期發(fā)票就不能審核。
說(shuō)到單據的錄入,一并說(shuō)說(shuō)工業(yè)單據自定義和單據套打。工業(yè)單據自定義僅針對工業(yè)單 據,財務(wù)單據暫無(wú)自定義功能。自定義是指錄入界面自定義。如前面系統設置中所述的發(fā)票增加表頭即如此,有時(shí)我們認為界面錄入項過(guò)多或過(guò)少,都可通過(guò)單據自 定義解決。在單據自定義中,可以將表體或表頭隱藏起來(lái),如我們將收貨通知單的價(jià)格、金額隱藏起來(lái),不讓收貨人員看到價(jià)格;也可以將我們常用的表體列移到前 面一些。不過(guò)提醒一下,在自定義單據中去掉一些表頭后,可能影響某些功能的使用,我曾在使用8.8.2版本時(shí)遇到過(guò)將銷(xiāo)售訂單的部門(mén)和主管隱藏后,不能被 關(guān)聯(lián)生成銷(xiāo)售出庫單。
說(shuō)到發(fā)現這種原因的過(guò)程,大家可以借鑒一下。如果大家在某一功能使用時(shí)發(fā)現異常,對這種情況要進(jìn)行分析,將錯誤現象描述清 楚,以便技術(shù)支持人員解決。異,F象是所有計算機上均出現還是部分機器出現,是所有操作員使用都出現還是部分操作員出現,是客戶(hù)端出現還是服務(wù)器上出現, 是部分單據出現還是所有單據出現等等,由此自已就可以解決一些問(wèn)題。如出現上述問(wèn)題,首先要想到是部分單據不能關(guān)聯(lián)生成還是所有單據不能關(guān)聯(lián)生成,從什么 時(shí)候開(kāi)始出現這種情況,在這段時(shí)間里進(jìn)行了哪些操作。經(jīng)分析,我發(fā)現一部分單據可以生成出庫單,不能生成出庫單的是某一時(shí)間以后的,且沒(méi)有部門(mén)及主管,由 此我想到可能是因為單據自定義出現的。不過(guò)到現在為止,沒(méi)有看到因自定義單據引起其他異常。
與單據自定義相關(guān)的還有單據套打,單據自定義是供大家 錄入用的,單據套打是供大家打印用的。單據自定義后所有用戶(hù)界面都是一樣,單據套打同一帳套是認計算機的,這點(diǎn)在前面已經(jīng)提過(guò)。套打大體上可分為財務(wù)單據 和業(yè)務(wù)單據,風(fēng)格有點(diǎn)不一樣,不過(guò)所有套打都需進(jìn)行設計。在套打設計中,所有默認的套打都不能更改的(改了之后不能保存),可以在更改后另存為一個(gè)文件即 可,單據套打很容易,與access報表設計極為相似。在物流中套打設計是工業(yè)單據套打設計中進(jìn)行的,設計好后,回到業(yè)務(wù)單據界面進(jìn)行套打設置即可;財務(wù) 單據即可在財務(wù)單據套打設計處設計,也可在應用界面單據套打設計處直接進(jìn)行設計。
采購訂單的錄入與申請單差不多,可以理解為與供應商簽定的具體合同,如果采用的話(huà),可以將其套打成合同格式傳給對方。與訂單相關(guān)的兩個(gè)系統參數選項“訂單價(jià)格默認為含稅價(jià)”及“采購訂單可追加執行”在這里就有所體現了。
實(shí) 際工作中,采購訂單上的價(jià)格為含稅價(jià),同時(shí)有的稅率為17%,還有的是6%、4%和0,因此業(yè)務(wù)員如果知道稅率為非默認稅率時(shí),應將稅率填上,這樣在外購 入庫單關(guān)聯(lián)采購訂單生成時(shí),暫估價(jià)格就相對準確一些,這一點(diǎn)我以前一直沒(méi)有注意到。另外有的單位在訂單貨物都到后,采購訂單已經(jīng)關(guān)閉,還想再追加一些,這 時(shí)不想做采購訂單了,但在流程上又確定為外購入庫單或收貨通知單必須關(guān)聯(lián)訂單生成,這時(shí)可以選擇“采購訂單可追加執行”。
在這里說(shuō)一下關(guān)閉、作 廢、關(guān)聯(lián)等幾個(gè)的特點(diǎn)。關(guān)閉是指該單據已經(jīng)被其他單據全部關(guān)聯(lián)使用,或手工使用關(guān)閉功能將其關(guān)閉,關(guān)閉后的單據不能被關(guān)聯(lián)生成其他的業(yè)務(wù)單據,單據關(guān)閉是 以“訂單---出入庫單---發(fā)票”這條主線(xiàn)為基準的。如采購訂單被收貨通知單、入庫單或發(fā)票關(guān)聯(lián)完后才會(huì )自動(dòng)關(guān)閉;銷(xiāo)售訂單在被采購申請單關(guān)聯(lián)后并不會(huì ) 關(guān)閉。作廢很易理解,審核后的單據不能作廢。作廢的后果是該單據的數據在各種表中不作計算,但其關(guān)聯(lián)的單據如果已關(guān)閉,不會(huì )因此單據作廢而能再被關(guān)聯(lián)。關(guān) 聯(lián)與業(yè)務(wù)流程設計相關(guān),就是指某一單據根據什么來(lái)制作,由于發(fā)生了關(guān)聯(lián),才能出現采購訂單執行情況表等一系列管理報表,才能使用上查下查等查詢(xún)功能。
外購入庫有一拆單/合并的功能項,這主要是用于與發(fā)票審核的。在一張入庫單并不在一張發(fā)票上的時(shí)候,且該入庫單又不能修改的情況下就需要拆單了。拆單在入庫單查詢(xún)處,選擇拆單即可。類(lèi)似的還有銷(xiāo)售出庫單。
在 各系統中都有系統設置好的報表供大家使用,大家要多用多想,各種表在什么情況下適用,為了使用該表功能,哪些設置應注意。如:為了能看到庫存ABC表,必 須選擇數量金額核算和金額在倉存可見(jiàn)。又如倉存系統中的臺帳只要做了單據就有反映,而在存貨核算系統的材料明細帳中只有審核了的單據才有反映;臺帳中只有 上月結帳后才能將上期余額帶過(guò)來(lái),而即時(shí)庫存數量是不論結帳與否的都算在內的;還有就是銷(xiāo)售毛利潤表(銷(xiāo)售系統中)與銷(xiāo)售毛利潤匯總表(存貨核算系統中) 的差異,物料收發(fā)匯總表與收發(fā)業(yè)務(wù)匯總表的差別。大家可能用得少的有物料收發(fā)日報表,這張表很實(shí)用,能反映任意日期間的收發(fā)情況,而一般的表是以期間 (月)為周期的。把所有的表都看過(guò)了,才知道他們之間的異同,才知道哪些是你所要的。
特別要提出來(lái)的是銷(xiāo)售毛利潤表和銷(xiāo)售毛利潤匯總表,毛利潤表是按選定期間的發(fā)票和出庫數的對應數;毛利潤匯總表是以發(fā)票上的數量為基礎,計算出對應的銷(xiāo)售出庫成本,這個(gè)表就是財務(wù)所需的銷(xiāo)售利潤明細表,充分體現了配比原則的一張表。
系 統自身的表并不能完全滿(mǎn)足大家的需求,還有一個(gè)辦法幫助大家補充報表功能,那就是查詢(xún)分析工具,每個(gè)物流子系統中都有。這個(gè)工具可以將序時(shí)薄中的信息通過(guò) 二維表的方式表現出來(lái),方法很簡(jiǎn)單,按引導操作即可。如果上述辦法還不能做出你所要的報表,你只能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和其他方式補充了。

存貨核算系統   這一系統與購銷(xiāo)存有很大的區別,一般大家認為這是物流管理中的模塊,主要由業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)處理,我認為是不正確的。存貨核算和成本管理主要以財務(wù)人員使用和管理為主,特別是存貨核算系統,涉及的地方較多,要特別說(shuō)一說(shuō)。
期 初金額調整用于處理金額異常的情況。在暫估價(jià)格與發(fā)票價(jià)格不一致等情況下,會(huì )出現期末期初單價(jià)極為異常的情況,有的單價(jià)奇高或奇低,有的甚至是負數。這時(shí) 就需要做金額調整單來(lái)處理,否則在存貨核算或做憑證時(shí)不能通過(guò)。我就遇到過(guò)這樣幾種情況,單價(jià)是負數在存貨出庫核算自然是通不過(guò)的,不過(guò)還好有錯誤提示; 在存貨核算中做憑證時(shí),如果單據中有一條金額為0,則不能制作憑證。我們的一個(gè)物料價(jià)格不到1分錢(qián),最后在憑證中怎么也調不出來(lái),開(kāi)始想不到這一點(diǎn)。在特 殊情況下需要只錄入金額,不錄入數量的情況下,也可通過(guò)金額調整來(lái)實(shí)現,因為出入庫單據是必須有數量和金額的。目前系統還存在因四舍五入造成只有幾分錢(qián)而 無(wú)數量的情況,也要通過(guò)調整單來(lái)處理。
外購入庫核算就是對發(fā)票與對應的入庫單間的差額進(jìn)行核算的,當兩一致時(shí)(不需要進(jìn)行核算),在入庫單與發(fā)票 不是同期到達時(shí),兩者差額會(huì )自動(dòng)形成一張外購入庫補差單,只有金額,沒(méi)有數量。這張單據在外購入庫單查詢(xún)中是看不到的,開(kāi)始使用K3系統時(shí),看到材料明細 帳中有這張單,而在入庫單查詢(xún)中怎么也找不到,著(zhù)實(shí)緊張了一陣子。
存貨估價(jià)入帳是將本期沒(méi)有來(lái)發(fā)票的入庫單填上金額。由于種種原因,外購入庫單沒(méi)有單價(jià),這時(shí)你就需要在這里錄入,同時(shí)可以修改已有的單價(jià)和金額。只要錄入或修改完單價(jià),暫估入庫入帳就處理完了。委外入庫、其他入庫與此類(lèi)似。
自制入庫核算就是根據成本計算的情況將自制品的成本填列上去,核算時(shí)里面會(huì )自動(dòng)有一些物料及數量,這些都是當期產(chǎn)品入庫單的匯總數。根據該數量填上單價(jià)即可。
更新無(wú)單價(jià)單據是用來(lái)快速處理無(wú)原單的紅字出庫單等的單價(jià)的,根據其提示選擇即可。如果仍不能解決單價(jià)問(wèn)題,象紅字銷(xiāo)售出庫單單價(jià)只能手工錄入了。
材 料出庫與產(chǎn)成品出庫核算是差不多的,那是按照開(kāi)始設好的物料計價(jià)方式計算出庫的成本。材料是指物料屬性為外購的那一部分物料,其他的均為產(chǎn)成品出庫核算。 所有物料出庫單在制證前都要經(jīng)過(guò)出庫核算后進(jìn)行,而不能以出庫單上錄入的價(jià)格為準。物料經(jīng)過(guò)出庫核算后,出庫單的價(jià)格變?yōu)橄到y核算的價(jià)格,因此在錄入出庫 單可以錄入價(jià)格,也可不錄入價(jià)格。
憑證處理要注意單據必須審核,該經(jīng)過(guò)核算的必須經(jīng)過(guò)核算,最好是所有的單據都經(jīng)過(guò)核算后再制證。制證中暫估沖回 是沒(méi)有憑證模板的,或者說(shuō)系統已經(jīng)設好了對應的模板,大家只在系統設置的暫估沖回選擇相應的種類(lèi)就行了。還有一點(diǎn)就是前面說(shuō)的,所有的單據中每條分錄金額 都不能為0,否則就不能制證。
自動(dòng)制證要特別注意哪些科目、金額不能改動(dòng),如做出入庫單據憑證時(shí),其對應的物料科目不能改動(dòng),別的科目可以改動(dòng), 否則帳就對不上;在處理銷(xiāo)售收入憑證時(shí),收入科目就不要改動(dòng);在固定資產(chǎn)、應收款等系統中都要分析哪些科目和金額是可以改動(dòng)的。順便提一下,如果總帳中未 設物料明細帳,則總帳不能直接制作存貨科目類(lèi)憑證,存貨類(lèi)憑證只能在存貨核算系統中自動(dòng)生成,且科目和金額不得改動(dòng),否則在期末處理的對帳中就對不上。
存 貨核算中的期末處理有一個(gè)對帳功能,就是將總帳與物流帳核對,大家在做完所有憑證后,結帳前到這里查看一下,看是否一樣,不一樣的要分析原因。其實(shí)只要大 家把握住所有的物流憑證做完后,不修改物流存貨科目和修改其金額就行了。大家可以自已總結一下,還有幾處對帳的的地方要注意。
大家在第一次使用材料出庫核算和期末結帳很不易通過(guò),就是由于上述幾種原因造成的。
銷(xiāo) 售系統與采購系統是對應的,但又不一樣。如銷(xiāo)售系統一般使用應收款系統來(lái)管理合同,訂單與合同關(guān)聯(lián),因為這樣可以反映出欠款情況。但應用應付款系統一般很 少,所以訂單一般不必關(guān)聯(lián)采購合同來(lái)做。另一點(diǎn)是采購系統中的已入庫但未來(lái)發(fā)票的有暫估入庫來(lái)處理,但銷(xiāo)售系統中就沒(méi)有對應的功能。其實(shí)在銷(xiāo)售系統中,如 果按正常方式處理也很好做,如已出庫但未開(kāi)發(fā)票的在分期收款發(fā)出商品中處理,這樣就將業(yè)務(wù)完整的反映了,即及庫存也會(huì )是正確的,很多單位就是因為沒(méi)有開(kāi)發(fā) 票,所以不做銷(xiāo)售出庫單,使得即時(shí)庫存不準確。這里有一點(diǎn)要強調,就是不論什么情況,只要是實(shí)物辦理了出入庫,就要在系統中處理,要保證即時(shí)庫存是正確 的,這是K3物流管理的基礎。
在材料出庫中,我們要注意出庫的種類(lèi),是生產(chǎn)領(lǐng)料還是開(kāi)發(fā)或行政領(lǐng)料。是生產(chǎn)領(lǐng)料的要填上成本對象,這樣不論你是否 使用成本系統,生產(chǎn)材料都會(huì )方便地歸集到對應的產(chǎn)品中;是其他領(lǐng)料的,最好注意是用于什么領(lǐng)料。注意在其他出入庫中,可以進(jìn)行分類(lèi),一般將其他出庫分為: 開(kāi)發(fā)領(lǐng)料、行政領(lǐng)料、參展試用領(lǐng)料等,財務(wù)根據不同的領(lǐng)料類(lèi)別處理憑證。
對于出入庫退回,應做對應的紅字單據,不要做成相反的藍字單據。如:銷(xiāo)售退回應做紅字銷(xiāo)售出庫單,不能做入庫單,這樣做了憑證后可以沖回對方的應收帳款,使應收款保持正確性。同樣外購入庫發(fā)生退貨時(shí)也應類(lèi)似處理。
說(shuō)到退貨,有兩種情況,一是對方送貨來(lái)后還未入庫就已經(jīng)退給對方了,另一種是入庫后退回給對方。作為實(shí)物管理人員,只想到是退貨了,做單據時(shí)就易誤做。記住入庫前退貨的制作退貨單,入庫后退貨的做紅字入庫單。
曾 有這種情況,我們公司與客戶(hù)簽定了一筆合同,其中含有一套電腦,因電腦在當地即可購買(mǎi),因此合同中有電腦,對方付款時(shí)含有電腦,實(shí)際發(fā)貨時(shí)沒(méi)有電腦。這樣 造成銷(xiāo)售訂單中電腦長(cháng)期未出庫,后來(lái)才知道,電腦票早就報銷(xiāo)入帳了。類(lèi)似情況大家要注意,做一個(gè)虛擬入庫和虛擬出庫即可,這樣采購發(fā)票有對應的入庫單,銷(xiāo) 售發(fā)票有對應的出庫單。
在日常錄入單據時(shí),單據較長(cháng)的,錄入一部分后保存一次,這樣防止突然中止服務(wù)等現象。
對于所有業(yè)務(wù)處理,管理員應有一個(gè)總體的設計,這就是系統中的流程設計了,下面對流程設計作一個(gè)簡(jiǎn)要說(shuō)明。

刪除工業(yè)單據后,號碼不會(huì )自動(dòng)填 補,而憑證號刪除后,自動(dòng)要求補錄;

 
 
 
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